логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "Консультант Самара" » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Сотрудник взял деньги под отчет и приобрел ТМЦ. При этом потерял все документы о покупке. Как отразить данные расходы в учете в бухгалтерском и налоговом. Облагаются ли они НДФЛ и страховыми взносами?

Сотрудник взял деньги под отчет и приобрел ТМЦ. При этом потерял все документы о покупке. Как отразить данные расходы в учете в бухгалтерском и налоговом. Облагаются ли они НДФЛ и страховыми взносами?

Вопрос спорный.

 

В случае отсутствия оправдательных документов на приобретение ТМЦ подотчетным лицом, организация может принять на учет ТМЦ на основании их фактического наличия и факта сдачи на склад, на основании авансового отчета подотчетного лица, Акта о сдаче-приемке ТМЦ, подписанного подотчетным лицом организации, материально-ответственным  лицом  и утвержденного руководителем организации.

 

В данном случае, также целесообразно приложить к Акту о сдаче-приемке ТМЦ документы, косвенно  подтверждающие  фактически произведенные затраты, в частности, прайс-лист от поставщика на действующие цены о приобретенных ТМЦ, а также объяснительную записку подотчетного лица.

 

В таком случае, у организации есть возможность оприходовать фактически закупленные ТМЦ, при отсутствии подтверждающих документов- кассовых чеков, накладных, УПД и т.п. и в случае возникновения споров с проверяющими органами, доказать оправданность произведенных расходов в судебном порядке.

 

В противном случае, проверяющие включат неподтвержденные расходы в доходы работника, подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами.

 

Обоснование ответа: Если работник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные средства, то налоговики будут настаивать на признании полученных средств доходом работника.

 

Соответственно, к работодателю будут выдвинуты претензии о том, что он не удержал с этих сумм НДФЛ и не начислил на них страховые взносы.

Специалисты Минфина России поддерживают налоговиков.

Так, в письме от 01.02.2018 N 03-04-06/5808 финансисты рассматривали следующую ситуацию.

Работник, вернувшийся из командировки, не отчитался в срок по подотчетным суммам. Работодатель пропустил месячный срок на удержание долга из зарплаты ( ст. 248 ТК РФ). Работник отказывается возвращать подотчетные суммы. Компанию интересовало, облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами не возвращенные в срок подотчетные суммы?

Финансисты указали, что в случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с  п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов.

Следовательно, оснований для применения к полученным доходам норм  п.3 ст. 217 и п.2 ст. 422 НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения командировочных расходов не имеется

ст. 422, "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 30.07.2019) {КонсультантПлюс}.

В постановлении АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016 судьи встали на сторону налоговиков и признали выданные авансы, по которым не поступило отчетов и оправдательных документов, доходом сотрудника.

В обоснование своего вывода арбитры привели правовую позицию, изложенную Президиумом ВАС РФ в постановлении от 03.02.2009 N 11714/08.

Согласно ей не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет.

 

 

 Согласно п. 56 Указаний по учету МПЗ материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад.

 

Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счетов и чеков магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акта или справки о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Таким образом, отражение в бухгалтерском учете рассматриваемых товаров осуществляется на дату утверждения авансового отчета

Приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н (ред. от 24.10.2016) "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" {КонсультантПлюс}. 

 

 

Известны случаи, когда инспекторы из ПФР и ФСС признавали доходом суммы, полученные работниками под отчет, если к авансовому отчету не были приложены чеки на приобретение имущества, работ или услуг.

 

Причем даже тогда, когда проверяющие ПФР и ФСС не оспаривали самого факта выполнения работ, оказания услуг или передачи имущества.

 

Требования о признании решений ФСС недействительными были удовлетворены в судебном порядке

 

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.11.2015 N Ф09-7999/15 по делу N А34-1261/2015 {КонсультантПлюс}.

 

 

Так, Постановлением Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 февраля 2016 года N 18АП-162/2016 удовлетворены исковые требования общества о признании решения ФСС недействительным. Судом апелляционной инстанции признаны обоснованными доводы суда первой инстанции о том, что денежные средства, выданные физическим лицам под отчет на приобретение товарно-материальных ценностей и расходов на хозяйственные нужды, под понятие выплат, начисляемых в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, не подпадают. Несоответствие первичных учетных документов условиям унифицированных форм не порождает их нелегитимности в случае наличия в первичных документах обязательных реквизитов, предусмотренных Законом о бухгалтерском учете.

При этом в качестве доказательства целевого использования полученных под отчет денежных средств представлены авансовые отчеты об израсходованных суммах по форме N АО-1 с приложением комплекта оправдательных документов: заявок на выдачу наличных денежных средств от подотчетного лица; расходных кассовых ордеров; журнала учета расходных кассовых ордеров; справок-отчетов об использовании наличных денежных средств, выданных под отчет; заявлений о принятии к учету денежных средств.

ФСС не опровергается тот факт, что результатом выдачи в подотчет физическим лицам денежных средств явилось принятие обществом к учету приобретенных товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг, что подтверждается представленными регистрами бухгалтерского учета: карточками по счетам бухгалтерского учета, а также актами о списании израсходованных денежных средств, распоряжениями руководителя о списании израсходованных денежных средств, распоряжениями руководителя о списании израсходованных денежных средств.

Доказательств того, что товарно-материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) были получены обществом безвозмездно, а также доказательств того, что полученные работниками организации денежные средства под отчет на хозяйственные нужды не были использованы организацией в ее производственной деятельности, а явились доходами работников, ФСС не представлено.

Постановлением АС УО от 11 ноября 2015 года N Ф09-7999/15 и нижестоящими инстанциями выявлено, что в данном случае объект обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от выданных обществом в подотчет физическим лицам денежных средств отсутствует, поскольку судами установлено и материалами дела подтверждено, что ФСС не отрицается факт наличия у общества авансовых отчетов утвержденной формы, однако, по мнению Фонда, поскольку в ряде случаев у общества не имеется документов, подтверждающих приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей (выполняемых работ, оказываемых услуг), выданные в подотчет средства являются объектом обложения страховыми взносами. При этом доказательств того, что товарно-материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) были получены обществом безвозмездно, суду не представлено

 

Статья: Спорные подотчетные (Крикунова О.) ("Расчет", 2019, N 1) {КонсультантПлюс}.