логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "Консультант Самара" » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Какие требования выдвигает налоговая служба по Электронному документообороту (передача, хранение и прочее) для юридических лиц и предпринимателей?

Какие требования выдвигает налоговая служба по Электронному документообороту (передача, хранение и прочее) для юридических лиц и предпринимателей?

На сегодняшний день электронный документооборот применяется:

1) в бухгалтерском учете при формировании первичных документов. Так, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;

2) в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;

3) между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";

4) в судопроизводстве. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 N 251 утвержден и действует с 01.01.2017 Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (п. 1.2).

Электронный документооборот счетов-фактур

Абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ предоставляет налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными:

- Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с применением усиленной квалифицированной ЭП, утвержденным Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н;

- форматом счета-фактуры и форматом представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), о передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме, утвержденными Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@;

- форматами счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (Приказ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@). Причем до 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату, утвержденному данным документом, так и по формату, утвержденному Приказом N ММВ-7-15/155@.

Кроме того, в целях дальнейшего расширения перечня документов, возможных к представлению в XML-формате, ФНС утвердила формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме (Приказ от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@).

ФНС утверждены также форматы представления:

- товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, однако с 01.07.2017 он утрачивает силу в связи с изданием Приказа от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329@);

- документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@);

- документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) в электронной форме (Приказ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@).

Обмен с контрагентами?

Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

Оператором электронного документооборота является российская организация, соответствующая требованиям, утвержденным Приказом от 04.04.2014 N ММВ-7-6/76@, и осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота. Перечень организаций - операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Далее необходимо организовать работу в компании по внедрению электронного документооборота:

- разработать и утвердить его порядок;

- определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;

- закрепить в учетной политике компании правила применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи.

Электронный документооборот с ФНС России

Первичные учетные документы в целях налогообложения в электронной форме могут быть заверены любым видом электронной подписи. В то же время налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176, п. 3 ст. 80 НК РФ, Приложение к Приказу ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ "Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота").

Кроме того, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ). Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Электронная подпись и ее виды

При электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов, а именно оригиналы. Сегодня составление электронных документов предлагают большинство бухгалтерских программ. Но для того, чтобы подобный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

С 08.04.2011 действует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ), регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Именно данный документ определяет порядок получения и использования данной подписи, а также обязанности участников обмена электронными документами.

Для создания ЭП используется уникальная последовательность символов - ключ ЭП. С ним связан ключ проверки ЭП, также представляющий собой уникальную последовательность символов, предназначенную для проверки подлинности ЭП.

Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП. Его выдает удостоверяющий центр в виде электронного документа или документа на бумажном носителе. При этом под удостоверяющим центром понимается юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки ЭП, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром.

Простая ЭП

Простая ЭП посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В силу ст. 9 Федерального закона N 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий:

- простая ЭП содержится в самом электронном документе;

- ее ключ применяется в соответствии с правилами, установленными оператором системы. С ее использованием осуществляются создание и отправка электронного документа. При этом в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Усиленная ЭП

Усиленная ЭП может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств, тем самым она позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

Квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП.

Обратите внимание! При использовании неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки ЭП может не создаваться, если соответствие подписи указанным признакам может быть обеспечено без использования такого сертификата.

 

Квалифицированную ЭП можно получить в любом удостоверяющем центре, аккредитованном в Минкомсвязи. Их перечень доступен на официальном сайте данного ведомства, в разделе "Аккредитация удостоверяющих центров".

При использовании данных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны:

1) обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, а в случае ее нарушения - уведомлять удостоверяющий центр о соответствующем факте в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;

2) использовать средства ЭП с целью:

- создания и проверки квалифицированных ЭП;

- создания ключей квалифицированных ЭП и ключей их проверки.

Итак, простая ЭП - это, по сути, используемые пользователем логин и пароль. Усиленная ЭП позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ, и определить, не изменялся ли документ после подписания. А квалифицированная ЭП - подпись с повышенной степенью защиты; заверенные ею электронные документы юридически приравнены к бумажным с "живой" подписью.

Какую подпись выбрать?

Если налогоплательщик при ведении хозяйственной деятельности использует с контрагентами электронный документооборот, в частности формирует первичные документы в электронном виде с использованием программных продуктов, то нужно учитывать следующее.

Федеральный закон N 402-ФЗ не уточняет, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9), но указывает: оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации. К числу обязательных реквизитов первичного документа законодательство относит подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В то же время согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 указанного Закона виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует. В связи с этим, как разъясняет Минфин, до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом N 402-ФЗ вид электронной подписи (Письма от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701). Аналогичного мнения придерживается и ФНС (Письмо от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

При этом контролирующие органы указывают: электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Федерального закона N 63-ФЗ.

Вместе с тем Налоговый кодекс называет ряд конкретных случаев, когда налогоплательщик обязан применять усиленную квалифицированную ЭП (п. 5.1, 7 ст. 23, ст. 78 - 79, п. 1, 5 ст. 80, п. 10 ст. 431, п. 6, 9 ст. 169). При этом электронный документооборот с применением простой или усиленной неквалифицированной ЭП может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения. В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного такими ЭП, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

Об условиях признания электронных документов равнозначными бумажным

Статья 6 Федерального закона N 63-ФЗ определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Электронные документы, подписанные квалифицированной ЭП, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе).

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Указанные нормативно-правовые акты и соглашения должны устанавливать порядок проверки ЭП, а также соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона N 63-ФЗ (если речь идет о признании электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью).

Федеральный закон N 63-ФЗ признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной ЭП. Для того чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной ЭП, имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительные соглашения, где следует прописать дополнительные условия признания таких документов равнозначными подписанным собственноручно.

Документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.

В определенных целях документ в электронном виде может быть как электронным образом документа, так и электронным документом (п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 "О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов").

Правила архивации

Понятия документооборота и электронного документооборота даны в пунктах 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013, где документооборот - это движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, электронный документооборот - это обмен бумагами с использованием автоматизированной информационной системы. В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" информация на цифровом носителе, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

 

Организация в своей работе может использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Хранение бумаг возможно осуществлять и на бумажных носителях, и на цифровых. На сегодняшний день программные системы позволяют не только обеспечивать сохранность электронных документов, подписанных цифровыми подписями, но и осуществлять сканирование бумажных документов для перевода их в электронный формат.

Описание регулирования электронного хранения деловой и иной информации содержится в ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; в частности, в пунктах 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 Стандарта рассмотрены процедуры создания электронных копий бумаг, правила хранения информации, а также требования к обеспечению безопасности данных и защиты информации.

Если возникает необходимость в получении заверенных копий электронных данных, например, для использования в качестве доказательств, то данную выдачу возможно осуществить из электронных систем хранения в виде бумажных копий либо на электронных носителях. Как правило, такие копии должны быть заверены в соответствии с установленными требованиями как точные копии оригинала, с тем чтобы уменьшить вероятность их непринятия или оспаривания.

Скан или оригинал?

Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что в бухучете первичные документы, регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В то же время документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Обеспечение безопасных условий хранения документов и их защиты от изменений возложено непосредственно на организацию. Обязанности компании по хранению документов закреплены и нормами НК РФ, в частности подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, где определено, что фирма обязана обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов, если иное не предусмотрено НК РФ, в течение четырех лет.

Вопрос о хранении документов в бухгалтерском и налоговом учете был рассмотрен Минфином России в Письме от 26 декабря 2017 года N 07-01-09/86857. В ведомстве обратили внимание на то, что хранение документов в бухгалтерском учете регулируется Законом N 402-ФЗ, а в налоговом учете - НК РФ, основная задача организации заключается в том, чтобы обеспечить сохранность бумаг и их защиту от изменений, при этом различия между бумажными и электронными документами чиновниками не делается.

Возникает вопрос: могут ли, например, первичные бумаги, переведенные в электронный формат, служить подтверждением произведенных расходов в случае утраты бумажных оригиналов? И можно ли сканированную копию документа, помещенную в электронный архив, рассматривать в качестве электронного документа в целях налогового учета? Ответ ведомства был таким: документальное подтверждение расходов установлено пунктом 1 статьи 252 НК РФ. По мнению Минфина, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью, исходя из положений Закона N 63-ФЗ признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. И при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (Письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. N 03-03-06/1/58456).

В Письме от 13 апреля 2015 года N 03-03-06/20808 Министерство финансов РФ пояснило, что факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в Постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20 июня 2012 года N А12-13422/2011.

Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.

При подготовке ответа использованы материалы документов (пп.1-4 Подборки).

Подборка материалов по данному вопросу

1)      Вопрос: Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

2)      Вопрос: Как организовать делопроизводство и документооборот в организации? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

3)      Вопрос: Чем отличается электронный образ документа от электронного документа? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

4)      Статья: Разбираемся со сроками хранения документов (Тимофеева Л.Е.) ("Бухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятиях", 2019, N 2) {КонсультантПлюс}